发文字号由机关代字、年份代码、发文顺序号三个部分组成，发文字号即是发文机关在某一年度内所发不同文件总数的顺序编号，由该机关的收发文责任部门统一编排。
发文代字用简体字，是固定的，年份代码、发文顺序号用阿拉伯数字，年份代码应该是在“〔〕”中用4位阿拉伯数字写公立年份。
发文顺序号不用编写虚字、虚位等，直接写几号就行，例如：国办发〔1996〕2号。
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