会展现场服务与管理方案

展会现场服务与管理方案

一、展会现场服务与管理机构设置

展览办公室：全面负责展览会现场的相关事宜，包括展品运输和通关、展台搭建与施工、现场服务、协调个展区管理工作等。 客户服务中心：负责展台搭改建、展品装卸、现场广告、物品租赁、水电、商务服务、宽带上网、翻译和礼仪等 证件服务中心：负责运输人员、施工人员、参展商、专业观众以及机构工作人员的证件事宜

保卫办公室：负责制定现场安全保卫方案，维护现场秩序，开展防火、防盗等安全保卫工作，处理各类治安和突发事件。 接待办公室：接待领导和个团组参观大会事宜，负责展览期间嘉宾及代表团的食宿安排和接送等工作 宣传中心：负责展会宣传及新闻工作。

公众服务办公室:负责展会餐饮供应，负责办公物资的供应，以及现场邮政、银行、通信设施等的落实。 二、观众现场服务与管理

阶段 工作内容 1、 2、 3、 结合本次展览会的实际情况，设计最合理有效的展览观众调查问卷，从而获得有价值的参考信息。 针对预注册观众调查问卷进行统计分析，从而使我们获得准确的观众反应。 对确定的调查问卷进行排版制作及印刷。 观众胸卡及挂绳的设计，入场券、广告印刷、宣传册印刷。 注册登记台所需表格和设备的准备，注册流程的标识。 提前对现场服务人员进行分工和专业培训及有效的管理。 为展览配置统一着装，规范服务人员礼仪。 1、 设置足够的登记台和填表台，注册和登记处应有显著标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。 2、 观众登记信息的及时收集、汇总。 在展览出入口配置手持无线数据采集器，识别观众信息。 展览前 4、 5、 6、 7、 现场观众注册登记及观众信息的采集、录入、处理 展览出入口的门禁管理 1、 展览中 展览指示标识管理 在展厅出入口处及展厅内部设置清晰的标志物，帮助观众了解展览布局，找准方向。 处理展览现场采集的观众的信息数据 调查问卷内容的录入和分析 通过与观众信息的结合，对调查问卷的内容进行统计，及意见提取，可以了解观众的需要。对此次展览会的效果做出更准确的判断，同时也利于下一届展览的准确定位和有效宣传。 展览后 展览信息数据的统计分析报告 通过数据库存分析，为展览组织者提供观众的基本信息需求信息、行为信息等信息报告。 展后信息管理与回访 向展览组织者提供完整的买家信息数据库 对专业观众回访，方式包括：信函邮寄、e-mail、传真等，内容包括展后满意度调查、下届参观意见等。可以对观众登记的各种联系方式加以确认，进一步提高所搜集信息的质量。 一参展商现场的管理与服务

（一） 参展商的等级报到：包括登记、报道及会刊等资料的领取。

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（一）搭建服务。由我展会组织方提供本次展会的主场搭建商，主要负责展厅内的水电气等动力设备的预定及安装、标摊搭建、展展厅公共服务设施的搭建等。此外，主场搭建商还要提供标摊改建、特装搭建、紧急加装、撤展等多项服务。

特装搭建商由展会的参展商自行选择，同时特装展位搭建商要严格遵守展会的相关规定，如限定搭建高度、要求使用防火材料等。 （二）物流服务。A企业的展品到达展览所在地港口后的运输和尽管服务 ——展品到达展览目的地后处理相关文件。

——将企业的展品从展览目的地的各口岸送至展览现场存放地。 ——进馆前存放展品并在开馆后送至展位。 ——帮助参展商开箱并安放重件。

——运送空箱和包装材料至场馆现场存放点保存。 B．进馆现场服务

——帮助卸车并将展品送至展位 ——帮助参展商开箱并安放重件

——运送空箱和包装材料至展馆现场存放点保存。 C闭关现场服务

——帮助参展商在展览期间保存包装材料并在展览结束后将其运回展位。 ——帮助参展单位装箱并送至展厅门口。 ——帮助参展单位将展品运至展厅门口撞装车。 D闭关现场服务及回运展品离开展览目的地前的运输

——帮助参展商在展览期间保存空箱并在展览结束后将其运回展位 ——帮助参展单位装箱并将其运至展览所在地口岸。 ——办理展品回运有关手续。 （三）其他服务

1.租赁服务。本次展会的租赁服务由主场搭建商负责，主要提供租赁的物品和设备有特殊展具、展示屏幕、通信设施。 2.保险服务。本次展会为参展商办理展览会取消险、运输险、火险、人身事故险、个人财产丢失险、医疗保险。

3.广告服务。为给参展商提供充分的展示空间，我筹办委员会为参展商提供形式多样的广告服务，包括展览会刊、行业杂志、网站刊登有关报道。展览现场的条幅、多媒体广告屏幕、广告牌。

4.商务活动。组委会为参展商提供会议服务、翻译、打字、打印、复印、票务、酒店预订、以及社交活动安排等。 5.后勤服务。按参展商的需求安排安保、餐饮、保洁、班车等服务内容。 四、网络服务管理

此次展会包含实体展会以及网上展会，因此要在网络平台上建立客户服务中心为展览参与者提供各种服务，具体操作过程如下：

提交服务请求—参展商、观众等在展览网站输入账号、密码、或个人资料，填写服务申请表，再将表单提交给展览组委会网络服务中心。 审核服务请求—网络服务中心对提交的表单进行审核为符合条件的求职者提供相应的服务。 整理服务信息—将审核通过的服务表单资料保存到相关的数据库中并作出相应的分析。

后续服务管理—在展览结束后展览组织者可根据已有的数据资料，利用信息管理系统，向参展商、观众提供展览数据分析报告以及后续服务支持。

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