公司档案管理制度

第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工

作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条 管理部门

1、 人事行政部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理。

2、 档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，

充分发挥档案资料的作用。

第三条 归档范围

1、公司所有业务项目资料及证照，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。 2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。 3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，人事行政部保存复印件。

6、公司对外签订的经济合同或协议，应保留一份原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交人事行政部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条 归档与保管

1、 公司综合管理部设存放档案的专门柜子。

2、所有存档资料，需全部扫描整理成电子文档，统一采用PDF格式。 3、合同等多页的文档，要扫描后将所有页合并成一个PDF文件。 4、每一个公司的证照，要合并成一个PDF文件或分别扫描。

5、为了减轻档案管理的工作强度，要求所有人在提交文件存档的时候，同时提交一份电子文档及文件目录给人事行政部档案管理员。

6、归档资料要进行登记，编制目录；档案保管要有条理，主次分明，存放科学。 7、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求。

8、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。 9、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

10、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

11、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条 档案借阅

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传 。

2、员工查阅档案，如无特殊要求，档案管理员一律提供电子文档。 3、所有合同原件的查阅只能在档案室进行，不得携带外出。

4、借阅档案，必须履行审批登记手续。查阅档案须经过公司领导同意方可；借出档案原件的，必须经过公司总经理和法务人员同时批准方可，并且当日归还。

5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。