人事档案信息管理制度

为规范公司人事档案信息管理，保护和利用档案信息资源，结合本公司实际，制定本制度。 2 适用范围

本管理制度适用于公司范围内的人事档案管理工作。 3 职责

3.1建立(见附图1:建档流程)

3.1.1人事档案应在员工到职三日内由人力资源本部负责建立。

3.1.2招聘员工及员工到职后形成的人事资料，应及时完整地移交给人力资源本部人事专干整理归档。

3.1.3人力资源本部人事专干对移送的人事资料要按《档案材料分类表》（见附表3）进行审核，发现有资料不完整的及时向有关部门或人员追索，以确保员工人事档案的真实与完整。 3.2装订

3.2.1人事资料统一以A4型纸为标准整理。 3.2.2档案材料按分类顺序排列，分类资料以形成时间为序并放置类别隔页纸，在封皮上注明姓名、员工档案编号后装订。

3.2.3将装订好的人事档案放入写好姓名和编号的标准档案袋。 3.3管理

3.3.1人力资源本部招聘经理对新入司员工的学历、职称等证件的真实性进行核实后交人事专干保管，人事专干对员工档案的真实性有审核权。 3.3.2人事档案应设专柜保存并按编号顺位排放。 3.4归档基本资料 3.4.1求职申请表。

3.4.2劳动合同、保密协议、担保协议。

3.4.3原单位解除劳动合同证明或下岗、退休证明。 3.4.4体检表。

3.4.5学历证、身份证、职称证、技能证。 3.4.6转正定级表。 3.5入司后有关人事资料归档

3.5.1有关员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务（工作）调动、离司审批表等人事资料一经形成，公司各部门应当及时移交给人力资源本部人事专干。

3.5.2人事专干对归档的人事资料进行审核无误后应及时装订。

3.5.3员工调任、晋升、降职、免职等人事异动情况资料归档时，按时间顺序分类将资料归档。 3.6人事档案的借阅(见附图2: 借阅流程) 3.6.1科级（含）以上主管有了解所属员工基本情况、员工晋升或降职、员工奖惩、员工调动（调入或调出部门主管为了解员工状况需要）的情况之一的使得借阅档案。

3.6.2借阅部门借阅人填写人事档案借阅的申请书，由借阅部门部长签字确认。

3.6.3借阅人持签核后的借阅申请书办理人事档案的借阅，原则上不得借出档案室。

3.6.4借阅部门在归还档案时，档案管理人员应依照档案袋的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，经确认无误后，方可在登记表上注明归还日期。 3.6.5借阅部门应按期交还所借阅的档案，逾期未还的者，档案管理人员应进行跟催。 3.6.6借阅档案不得撕页、涂改。 3.7离司人员的档案处理

3.7.1将离司人员资料归档，按分类目录排放装订。 3.7.2在档案袋上注明离司日期和原因。 3.7.3将离司人员档案放于专类，依时间顺序排列保存。

3.7.4离司人员档案保存期限：职员档案保存十年，工人档案保存八年，期满时造册经人力资源本部核准后销毁。

3.8集团所属各子公司之间人员调动及其档案调转

修订号 0 人事档案信息管理制度 实施日期 3.8.1跨公司调动人员，该员工人事档案亦作相应调转。

3.8.2员工调入公司人事部经办人须填写档案调转申请单，并附双方公司总经理批准的该员工调出、调入人事异动单，经双方公司人事部主管核准方可办理。

3.8.3员工调出公司人力资源本部人事专干依申请书提取档案进行复制，并将人事档案内所有资料逐一录在人事档案资料清单上，之后按要求装订。 3.8.4调出公司人事部将档案正本及清单正本交接收公司人事部门签收，清单复印件存本公司，依照

离司人员档案处理方法存放。 4 相关文件：

暂无。 5 工作记录：

暂无。 6 附加说明

6.1本制度由人力资源本部提出。

6.2本制度由人力资源本部门负责解释并归口管理。

修订号 0 人事档案信息管理制度 实施日期

附图1 : 建档流程 收 人事专干

应聘申请表、劳动合同、、 担保保密协议、体检表、技工操作证等 集 担保保密协议送领导签字 人事专干

人事档案管理员

附图2： 借阅流程

录入数据库 回 收

整理、归档

人事档案管理员填制借阅审批单人力资源部主管领导或公司总经理助理以上领导签字审批人事档案管理员人事档案室领取档案10日内归还从借阅日起人事档案管理员验收归还

附表3： 档案材料分类表

序号 第一类 类别 履历材料 修订号 0 人事档案信息管理制度 实施日期 具体内容 应聘申请表、自传材料、简历表、职务变动登记表 第二类 合同、协议 员工劳动合同、担保协议、保密协议、劳务协议及其他有关协议 学历证明、职务、职称证明，工种资格鉴定证明、技术等级评定，培训总结、成果和获奖证明，毕业生推荐表 身份证、重要岗位员工情况调查表、劳动关系调查表、体格检查表 第三类 学历、职称 第四类 政审 第五类 考核考察 年度考核、任职考核、述职报告 第六类 党团证明材料 参加中国共产党、共青团及民主党派的证明材料 模范、先进个人，一般表扬、奖励，参加公司内外各种活动所获荣誉；警告以上的处分，通报批评和一般处理 聘用、录用、转正，任免、工资变动登记表，工资审批，内部调动审批，离职审批 社保证明、婚育证明、工作学习总结、论文、合理化建议，保险转移单、高工餐厅就餐审批 第七类 奖励、处分材料 聘用、任免、工资、离职 其他可供公司参考的材料 第八类 第九类