协同办公系统与即时通讯系统集成应用

第３３卷第８期　四川兵工学报　２０１２年８月　【信息科学与控制工程】　协同办公系统与即时通讯系统集成应用　李成林　（重庆望江工业有限公司，重庆４０００７１）　摘要：针对办公自动化系统存在的问题和不足，提出了将企业即时通讯平台和办公自动化系统进行整合，并探讨了　办公自动化系统与即时通讯平台的集成方案。　关键词：办公自动化系统；即时通讯　中图分类号：ＴＰ３１７　文献标识码：Ａ　文章编号：１００６—０７０７（２０１２）０８—００６６—０３　ＯＡ（ｏｆｆｉｃｅ　ａｕｔｏｍａｔｉｏｎ），广义讲，对于提高日常工作效率　化。第４个阶段，即协同办公门户，这个阶段的特点是ＯＡ系　的软硬件系统，包括打印机、复印机以及办公软件都可以成　为ＯＡ系统。本文研究的ＯＡ系统中主要是指利用电脑进行　统作为整个组织内部信息化的人口，相对于外部门户（互联　网网站），与组织内各个业务系统进行集成，数据集中展现。　第５个阶段，也就是移动化阶段。随着３Ｇ移动网络的发展，　ＯＡ进人了移动化阶段。移动ＯＡ使得办公人员可以在任何　时间任何地方使用ＯＡ，同时也引入了基于ＧＰＳ的考勤、现场　信息采集、移动审批等移动功能，把ＯＡ应用推向了新的　高度　一　。　全自动的办公，处理组织内部的事务性工作，辅助管理，提高　办公效率和管理手段的系统。　ＩＭ（ｉｎｓｔａｎｔ　ｍｅｓｓａｇｉｎｇ），是即时通讯、实时传讯软件，如腾　讯的ＱＱ、微软的ＭＳＮ等。本文研究的ＩＭ软件不同于ＱＱ，　不是面向公众的，而是面向企业集团内部，主要提供企业内　部办公沟通、对外商务沟通的服务。其目的是给员工提供更　目前，ＯＡ作的所有工作除了将手工工作搬到计算机网　络上，开始利用计算机技术的一些先进特点，在系统开发与　管理理念和方法结合方面也开始进行探索，如任务管理方　面，ＯＡ软件也开始逐渐适用集团化管理和矩阵式管理　。　方便的沟通方式，增强团队的信息共享和沟通能力，提高工　作效率，减少企业内部通讯费用和出差频次等从而为企业节　省开支，同时也能创造一种新型的企业沟通文化。ＩＭ在企　业内部进行架构，集成ＯＡ的系统账号及企业客户的账号和　密码　但ＯＡ系统的处理的信息范围实在过于有限，也难以取代和　替换专业的信息系统，这也是下一步数据整合和展示功能方　面需要走出一条新路。　２）ＩＭ系统　１　ＯＡ和ＩＭ系统的发展和特点　１）ＯＡ系统　我国ＯＡ系统起源于政府的公文和档案管理。由于历　史和文化的影响，政府对企业的管理除了依靠法律、法规之　外，还有大量的行政指令和指示。企业集团在进行许多决策　最早的即时通讯软体是以色列的ＩＣＱ，腾讯公司推出的　腾讯ＱＱ也迅速成为我国最大的即时消息软件。目前在互　联网上比较流行的即时通讯服务除ＩＣＱ、ＱＱ和ＭＳＮ外，还有　很多，大致可以分为个人即时通讯、商务即时通讯、企业即时　通讯、行业即时通讯、网页即时通讯等典型类型。　的时候，也经常需要向主管的上级部门请示汇报。特别是国　有大型企业集团也沿用行政的管理方式，应用红头文件就比　较普遍。因此ＯＡ系统的基本特点是以公文处理、档案管理　为核心的办公管理系统，主要就是办公文件处理　Ｊ。　办公自动化的发展经历了５个阶段：从ＰＣ机加上个人　办公软件实现的文字处理是第１个阶段，这个阶段大概在加　世纪８Ｏ年代到９０年代初，大家主要是实现文字处理，就是　单机的办公自动化；第２个阶段是局域网的出现，局域网和　随着应用的深入企业即时通讯需求将会进一步提高，中　国大中型企业为降低企业通讯运营成本，提高业务效率，已　经更多的关注企业即时通讯市场，全国５００强企业中有８０％　允许即时通讯软件成为继电话、邮件后的又一沟通方式，部　分企业采购了专业的企业级即时通讯解决方案，企业已经成　为即时通讯工具的重要载体。　２　ＩＭ和ＯＡ系统集成的目的　２．１　ＯＡ系统在企业经营管理方面发挥的作用　关系数据库实现了文件共享、信息共享，这个应该在９０年　代；第３个阶段，即在２１世纪初期，这个阶段的特点是以群　件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动　１）了解组织结构和人员组成　收稿日期：２０１２—０５—２１　作者简介：李成林（１９６５一），男，硕士，副教授，主要从事基于信息化的企业组织架构设计及信息化项目组织实施研究。　李成林：协同办公系统与即时通讯系统集成应用　通过信息系统的使用，让集团企业各级部门和人员了解　自己在整个集团所在的组织机构情况和其他员工情况，加强　６７　２．２传统ＯＡ系统存在的不足　目前国内ＯＡ系统的功能已经做得比较全面，甚至有的　系统功能过于复杂，从某种意义上说ＯＡ系统是集团企业中　运用范围最广，使用人员最多，但传统ＯＡ也存在不足：　１）缺乏大容量文件的实时传递：由于ＯＡ系统使用人员　企业人员的交流和了解，有利于集团的整合和企业文化的　形成。　２）建立企业电子人员通讯录　般企业都要定期整理一份员工通讯录作为企业工作　多，一个大型企业集团往往几千人到几万人，考虑到服务器　和数据资源占用的因素，一般不考虑在ＯＡ系统中传送大容　量的附件和文件，原则上附件不允许超过５０Ｍ。　联系使用，通过ＯＡ系统的通讯录功能，建立集团企业的电　子通讯录，取代纸质通讯录。　３）管理制度落地为规范流程　通过流程管理，根据企业经营产生下发的的各项管理制　２）局限于局域网或通过专线连：ＯＡ系统一般局限于局　域网或通过专线连接的网络中使用，通常采用移动智能平台　度进行落实，通过信息化系统，把纸质描述的制度变成一个　个具体可以执行的规范流程。一方面每一位员Ｉ：ＩＩ根据授　权方面查询集团企业内部所有下发的制度和文件；另一方面　又通过流程管理，人每一位员工正确规范按制度和管理要求　去～步步走流程。　通过流程图形化的界面，用户还可以随时查询流程的事　务办理情况，了解上下流程参与人和执行人的情况。　通过规范标准化流程，可有效进行工作管理，明确了各　自职责，杜绝工作推诿和职权滥用现象，加强过程监控与督　办，提高了整体工作效率。　通过规范标准化流程，实现跨单位和跨部门多岗位的协　同工作，开创全天候非接触办公服务模式，实现“零距离”服　务。电子化的单据管理，也大大方便了查询和利用。通过规　范标准化流程，促进流程优化，强化团队协作，加强工作管　理，提高服务质量，改进管理方式和管理手段，增加员工对行　政部门的工作满意度。　４）为集团各级单位提供内容展示　常见的是通知公告、图片新闻、文字新闻等功能模块，为　集团企业。一方面为企业提供简单、实用的信息发布平台，　将企业新闻、公告、信息资料、学习资料发布在ＯＡ系统和平　台上面。二是为员工提供自由投搞、评论评级的功能，员工　可以自由投稿、对新闻信息资料发表评论、对学习资料发表　学习心得。　５）员工个人日常办公事务处理　常见功能模块为电子邮件、日程管理、文档传阅等。其　中电子邮件是基于Ｗｅｂ的邮件客户端，是实现协作沟通的　重要工具。对企业和个人电子邮件的集中管理来提高沟通　的效率，主要的功能包括邮件的收发、ＰＯＰ３邮件的收取、文　件夹的管理、邮件过滤、邮件搜索、集成通讯录等功能。其中　日程管理为个人及团队的日程的安排和提醒功能。　６）公文收发、电子印章事务处理　通过ＯＡ公文收发，减少集团成员企业问纸质文件的印　发数量和邮寄数量，保证各成员企业公文快速高效的传递，　同时减少公文传递中出现的大量费用和人力。主要具有起　草、修改、编排、打印、编号发文、签收、来文登记、传阅、批示、　交换、文件检索等功能。同时在公文中，必须通过安全电子　印章实现对公文正文或附件进行修改权限控制，并借助电子　印章的可追溯、防抵赖特性保证了电子公文的安全。　通常无法直接进入ＯＡ系统。　３）无法感知其他用户实时在线：使用传统ＯＡ的用户无　法实时感知其他的用户是否正在使用系统在电脑旁，一般通　过ＯＡ系统的待办事宜进行提醒处理相关事务。　４）无法进行远程终端进行协助：在跨集团的信息系统　运行中，管理人员或维护人员有时需要对ＯＡ系统进行协　助，而ＯＡ系统无法做到。　２．３　ＩＭ系统在ＯＡ系统中发挥的重要补充作用　鉴于ＯＡ系统的不足，特别是当系统中要进行比较复杂　的流程时，肯定会有很多的事务需要处理，需要及时提醒流　程相关人员立即进入ＯＡ系统去处理事务。而在及时沟通　通讯方面就是ＩＭ系统的专长，因此几年来在ＯＡ系统中对　ＩＭ进行融合便成为大的趋势，虽然有的ＩＭ系统逐步扩展　ＯＡ功能，但总体来说还是在原有ＯＡ的基础上整合进行ＩＭ　的功能，弥补ＯＡ的短板。ＩＭ与ＯＡ系统整合后，ＯＡ系统拥　有即时沟通、团队协作、资源与信息实时共享等功能，避免多　个系统问切换、重复输入密码。同时实现了组织机构和人员　信息同步、基于事件驱动的业务处理全程消息提醒和回调等　诸多新功能，全面增强了系统业务处理的实时性，方便了公　司内部的管理和人员使用。　１）ＯＡ通过与ＩＭ的结合，使组织机构和人员信息数据　的统一，提高单位内部协同办公的效率；在两个系统未进行　整合前，部分集团企业员工通过互联网使用ＱＱ和飞秋等系　统来进行实时信息的传递，用员工自己维护和建立的各种用　户群，无法做到组织架构和人员数据统一，信息也无序和　紊乱。　２）ＯＡ通过与ＩＭ的结合，使ＯＡ沟通实时化得以实现，　增强ＯＡ系统处理的即时性，在有事务变化时通知相关人　员，让相关人员在第一时间内能了解这个信息是非常有用　的，可以加快ＯＡ系统中的流程和任务处理的速度。　３）远程文字、语音和甚至是视频方式的面对面的网络　协助沟通，降低沟通运营成本，给员工提供更方便的沟通方　式，增强团队的信息共享和沟通能力，提高工作效率，减少企　业内部通讯费用和出差频次等从而为企业节省开支，同时也　能创造一种新型的企业沟通文化。　４）在ＯＡ系统中的每个选人树的地方，对用户的状态进　行实时感知，知道对方现在办公所属的状态，可以加快沟通　和办事进程；同时可以通过“个性签名”中留下自己相关信　息，如“２０—３０日在外出差”、“在开会”等等。　６８　四川兵工学报　ｈｔｔｐ：／／ｓｃｂｇ．ｊｏｕｒｓｅｒｖ．ｃｏｒｎ／　５）可以根据自己工作的需要，建立自己的群组，通过广　２）单点登录ＩＭ：在登录ＯＡ的同时，自动打开和登录ＩＭ　系统而不需要输入用户名和密码。　３．２．２在ＩＭ系统上实现　播群发，快速有效传递知识。可以召开集团企业内部的网络　会议。　６）远程协助。通过终端电脑远程协助，在产业专网内　及时进行终端维护和计算机帮助，减少ＩＴ人员维护工作量。　１）单点登录ＯＡ：在登录ＩＭ的同时，自动打开和登录　ＯＡ系统而不需要输入用户名和密码直接调用ＯＡ功能。　２）当ＯＡ中有新的文件、公告、新闻立即在ＩＭ上进行提　醒或弹出相关信息（根据权限设定）。　３．２．３单点登录解决方案　３　ＩＭ和ＯＡ系统集成的方式　３．１集成的特点　单点登录整合是系统整合中最常见的整合需求，实现双　向单点登录后，用户登陆ＯＡ门户可直接使用ＩＭ客户端，无　需再次登陆。同时使用原ＯＡ用户账号和密码登陆ＩＭ系　统，可直接使用ＥＡＳ集成功能，无需再次登陆ＯＡ。　单点登录的实现有以下３种常用方式：①基于ＬＤＡＰ的　１）独立运行：ＩＭ软件是客户端软件，在不进入ＯＡ系统　时候可以最小化，不占用计算机的显示版面，同时实现及时　的消息提醒。可以充分使用ＩＭ软件的聊天功能、语音通讯、　文件传输、会议等功能。ＩＭ软件中实现对ＯＡ系统的待办任　务和相关信息的提醒。　统一用户管理及单点登录；②基于用户对应关系表的单点　登录；③基于系统接口实现单点登录。　２）账号同步：ＯＡ通过“数据同步”功能，将ＯＡ系统内　部的组织结构和用户账号同步到ＩＭ的数据库中，使得ＩＭ系　统不用再录入基础数据。对于拥有庞大的用户数的大的集　４结束语　ＯＡ系统和ＩＭ系统的集成和融合已经越来越发挥重要　团单位来说，可以节省了大量基础数据的录入工作量。　３）信息提醒：用户安装了ＩＭ客户端后，在启动提醒服　务后，系统自动把ＯＡ系统用户的待批文件、新任务、新邮件　等信息传到ｌＭ客户端，提醒ＯＡ用户及时处理。　４）单点登录：ＩＭ和ＯＡ系统使用统一的账号管理，管理　的作用，ＯＡ系统在实现无纸化办公的同时迈进了高效办公　的境界，使管理更加方便和快捷。　不少知名的ＯＡ产品开发企业在将系统与ＥＲＰ、人力资　源、质量、财务、销售和采购、项目管理等专业系统进行集成　的同时，也开始逐渐将ＯＡ系统的功能向ＩＭ系统领域进行　般以在ＯＡ端，在登录ＯＡ系统的同时，自动登录ＩＭ系统。　同时登录ＩＭ后可以直接点击ＩＭ界面的链接不用输入用户　名和密码直接进入ＯＡ系统，实现自动登录ＯＡ。　延伸，把ＩＭ系统中的好的做法引入到ＯＡ系统中去，从硬件　资源占用的角度以及实施的进度，选择２个产品通过接口进　行快速整合和集成将会在未来成为主要的方式。　５）在线感知：在ＯＡ中用户名称后面可以通过ＩＭ感知　用户是否在线。　６）即时传输：对于大容量和文件可以特别是超过１００Ｍ　级别大文件进行即时传输和离线发送，弥补ＯＡ系统中对于　大容量文件传递的限制，减少ＯＡ系统的资源占用ＩＭ和ＯＡ　系统集成的安全设计。　杨德友．网络办公自动化系统的设计与实现［Ｊ］．四川大　学学报，２００９，４６（３）：５９４—５９８．　［２］　张凯，王茜．运用Ｊ２ＥＥ平台设计高校办公自动化系统　［Ｊ］．现代计算机，２００９（４）：１９６—１９７．　参考文献：　７）远程协助：终端电脑远程协助，在产业专网内及时进　行终端维护和计算机帮助，减少ＩＴ人员维护工作量。　８）即时回执：为了加强系统及时沟通的效果，在沟通的　同时可以加入回执的功能，确认事务的有效处理。　３．２　ＩＭ和ＯＡ系统集成要求　３．２．１在ＯＡ系统上实现　ｕｓ　Ｎｏｔｅｓ企业办公自动化系统［Ｊ］．计算机　［３］　杨耿．基于Ｌｏｔ工程与设计，２００９，３０（１０）：２５０３—２５０５．　Ｌｚ－）Ｉ１．即时协同的办公信息工作平台［Ｊ］．四川兵工　［４］　周＂学报，２０１０（８）：１００—１０２．　（责任编辑杨继森）　１）用户感知：通过对ＯＡ系统进行二次开发，在ＯＡ系　统中所有涉及到选人的地方，增加用户感知，知道用户是否　上线，是否在工作的岗位上。