您好,欢迎来到华拓网。
搜索
您的当前位置:首页利用word邮件合并批量导入照片

利用word邮件合并批量导入照片

来源:华拓网


利用word邮件合并批量导入照片

字体大小:大 - 中 - 小 canway 发表于 11-09-05 15:33 阅读(3127) 评论(1) 分类:办公技能

利用word邮件合并批量导入照片

-------------嘉为 张辛

“邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。邮件合并可以帮我们批量处理文档,提高工作效率,深受办公人员欢迎。但是,图片或者照片能不能进行邮件合并呢?答案是肯定的,本文将通过制作员工工作证为例子,给大家详细介绍对照片进行邮件合并的方法。

一. 素材准备

建立一个Excel表格存放员工信息。里面包含工号、姓名、职务、照片等信息。可能大家认为“照片”列书写起来比较麻烦。其实只需要写一个简单公式“=B2&”.jpg””,很容易就搞定了。

在word中创建一个工作证的模版文件,如图所示。

将照片、Excel员工信息表、Word模版文件都放在“员工信息”文件夹下。

二. 利用WORD邮件合并制作工作证件

1. 链接数据源

将word模版和Excel信息表建立链接。在带状工具栏中选择【邮件】-【选择收件人】-【使用现有列表】。

打开选取数据对话框,在硬盘上找到Excel员工信息表,选择打开。

确认数据源是“OLE DB数据库文件”。

在打开的数据源中选择sheet1表格。

此时,word模版和Excel信息表已经建立链接,“邮件”工具栏中大多数命令都由灰色变为彩色,说明可以使用。

2. 插入合并域

将Excel信息表中数据导入到Word模版中。选择【邮件】工具栏中【插入合并域】命令,将数据域依次放到Word员工卡模版相应的位置。

3. 批量插入照片

接下来就是最重要的步骤就是导入照片。用鼠标单击预留的显示照片的位置,打开【插入】工具栏,选择【文档部件】中的【域】。

在“选择域”对话框中选择“IncludePicture”域,域属性中随便输入些文字,如“照片”,先占住位置,方便随后修改域代码。

源文件的最终效果如下图所示。

此时照片控件与Excel表格中的照片列并没有建立关联,我们需要修改域代码。按alt+F9切换域代码,选中代码中“照片”两字,用【插入合并域】中的【照片】域替换。alt+F9再次切换域代码,调整一下存放照片控件的大小。

4. 查看合并效果

最后选择【邮件】-【完成并合并】-【编辑单个文档】,查看合并效果。

这时候会出现一个新的WORD文档,你会发现并没有出现想要的结果,这时候按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候就已经成功了。

但是我们发现两个问题:

(1) 照片太小了,逐个调整起来很麻烦,能不能一次调整图片大小?

(2) 比较浪费纸张,每页纸只有一位员工的工作证,可不可以将多个人的表格放在一页纸中呢?

三. 后期调整

1. 调整邮件合并文档的图片大小

很多人在完成之后总是不满于图片原始大小,因此需要批量改变图片的大小,这时候需要做的是:返回到之前设计的模板页面,按“Ctrl+A”全选,然后按F9刷新,这时候会显示出第一个学生的照片,在这里可以调成好图片的大小,再重新合并到新文档即可。

2. 选择邮件合并的文档类型

回到主文档。如果希望多个人的表格放在一页纸中,顺序排列下去,我们可以将邮件合并的文档类型设置为“目录”,如下图。(注:该操作一定要在最初的主文档中进行)

此时合并文档的效果如下图:

注:后期调整可以放在邮件合并的过程中操作,总结如下:

(1) 设置文档类型为“目录”。

(2) 链接数据源

(3) 插入合并域及照片域

(4) 调整照片大小

每天见面的word中有许多功能没有用过也不会用,而会了之后却又遗忘了。Word2003中的邮件合并功能相信很多人都没使用过,下面,以制作学校录取通知书为例,说明在Word2003中具体的制作步骤:

第一步:单击“工具”·“信函与邮件”·“邮件合并”,任务窗格·“邮件合并”,见图1。

第二步:在“选择文档类型选项区”中选定“信函”,然后单击“下一步:正在启动文档”,显示如右图(图2)。

第三步:在“选择开始文档”选项区(图3),

选定“使用当前文档”,然后单击“下一步:选取收件人”,然后单击“创建”。显示类似图5。

第四步:在图5上单击“自定义”,出现下面所示的“自定义地址列表”对话框,在上面修改、删除、添加字段名,然后单击“确定”,显示图4。

第五步:在“新建地址列表”对话框,键入所需信息(记录)后,单击“关闭”,打开右图(图6)所示的“保存通讯录”对话框。

第六步:在“保存通讯录对话框”上,选定路径及文件名后,单击“保存”。

第七步:单击“邮件合并收件人”对话框(图7)上,“确定”,显示右图。

第八步:在图8上,单击“下一步:撰写信函”。

第九步:在Word中撰写好信函,如图9所示。

第十步:将光标移至在需要插入处,单击图9上“撰写信函”选项区中的“其他项目”。

第十一步:在“插入合并域”对话框(图11)上,选定需要插入的域名后,单击“插入”。 提示:每次只能插入一个域。

第十二步:单击图12上,“下一步:预览信函”。

第十三步:在图13上,单击“收件人”区域的按钮,可以逐个(在文档中)预览。如无问题,单击“下一步:完成合并”。

第十四步:在“合并到新文档”对话框(图14)上,选定保存的范围,如“全部”后,单击“确定”。所需的录取通知就全部制作完成(见下图)。

提示:第四步至第七步的工作,是创建一个Access数据库文件,其中,包含一张名为:“Office_Address_List”的表,表中保存用户输入的记录。第十步和第十一步,是将该表中的字段域插入文档。生成(打印)邮件时,从该表中调用相应的数据。

因篇幅问题不能全部显示,请点此查看更多更全内容

Copyright © 2019- huatuo3.cn 版权所有 湘ICP备2023017654号-3

违法及侵权请联系:TEL:199 1889 7713 E-MAIL:2724546146@qq.com

本站由北京市万商天勤律师事务所王兴未律师提供法律服务