浅析如何做好保险业务档案管理工作

浅析如何做好保险业务档案管理工作

作者：张金燕

来源：《世界家苑·学术》2018年第10期

摘 要：近年来，随着社会经济的大发展，人们的生活水平得以大幅度提升，人们的保险意识逐渐增强，保险作为一种盈利性的保险形式，其业务量近年来也在大幅攀升。这其中保险的档案管理工作显得尤为重要，如何实现保险管理工作的科学化，推动保险管理工作的规范化、标准化，对目前保险档案管理工作有着重要意义。 关键词：保险；档案；管理 引言

档案管理工作作为保险链条上的重要一环，其档案管理科学化水平的高低将直接影响保险的专业化要求。因此，提升保险档案管理的科学化势在必行。 一、完善保险档案操作规范

1.1制定商业保险档案资料的管理制度

商业保险档案的纸质材料应整齐有序的排列和存放在专门的场所，对于重要材料应复制备份防止因为磨损毁坏带来的各种损失。以计算机为载体的电子档案对网络安全性要求相对较强，必须做远程备份防止丢失损毁，数据格式有明确的描述以便日后的升级和维护。特别要注意在商业保险档案资料的交接环节，必须认真对待防止脱节，否则会给后续工作带来不可预测的困难。当前的商业保险代理人更换频繁，如果在商业保险经办材料在交接过程中没有给予足够的重视，经过几次变更，原始数据丢失或存储混乱，给后续继任者带来了很大困难，尤其是一些纸质材料一旦损坏或丢失就不能补上。所以我们必须加强商业保险档案的移交管理，可以结合激励奖罚机制建立商业保险档案资料的管理制度，商业保险经办人员应该认真履行岗位职责对经办过程中产生的保险资料搜集整理，商业保险档案管理人员也要认真核查防止遗漏，以便确保商业保险档案资料的连续性。 1.2注重保险档案的分类和整理

利用保险档案进行科学有效的分类，可以为后续工作的展开奠定了坚实的基础。我们可以从国家对保险的政策、保险人员经办业务时的各种记录和参保人员的相关信息这三个方面进行科学合理的分类。在保险档案管理过程中，还要注意有序安排。一是编号要规范，对于参保人员的个人身份证号码、保险生成后的保险编号等，在保险档案管理中必须整理和规范。二要做好保险档案的动态管理工作，对于己经完成了的事项，需要将有关材料及时分类，对于事情还处于进行中，我们必须及时注意跟进，掌握动态。三要做到常态管理，在日常工作中也要做到定期不定期的系统地整理保险档案文件，维护档案资料之间的联系，保证文件的完整性。

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1.3明确保险档案的收集和归档

在保险档案管理的过程中，每个程序都应该让保险档案管理部门和具体业务经办部门共同商议再作出决定，不仅要按照工作流程办事，同样要符合档案管理要求，通常在经办业务中形成的文件、业务报告、图表表格等资料文件，都要求按照标准书写整齐，页面清洁，日期公章齐全不缺，每年年初按照分类和标准，确定上一年的各类信息，鉴定无误后及时归档，立卷入馆。在保险经办过程中涉及到的所有员工应建立保险档案责任感和意识，及时联系保险档案管理部门，将相关档案资料及时保留，以避免归档人员离职后导致的资料丢失和混淆管理的现象。

二、重视保险档案信息的开发利用 2.1做到实时归档，利于档案查询利用

保险档案是被保险人享受保险待遇的重要文件，而实时归档做好保险档案管理工作才是实现档案查询查询的重要前提。我们应该尽量避免保险档案资料长期搁置在保险业务经办员手中，新业务产生的保险材料应及时交给保险档案管理人员，对于己经移交给档案管理部门的文件资料，按照“谁归档、谁立卷、谁负责”的原则进行处理，每个业务结束，保险材料的处理人员应即时进行材料信息收集和整理，备案编号立卷形成原始的保险档案材料，并在统一的时间移交给档案管理部门。档案管理部门在接收相关文件档案以后，要对这些档案的真实性、完整性进行审核，确保能够及时为投保客户和业务人员提供准确的档案信息服务。 2.2做好搜集整理，利于档案检索工作

保险档案管理制度的健康有序运行，离不开保险档案的搜集检索工作，只有做好保险档案的收集和整理工作，才能更好的实现这部分档案资源的有效利用，当老客户在购买新的险种时，保险经办人员可以通过对之前档案资料的检索工作来减少客户的麻烦，更好的吸引消费者购买保险，从而推动促进保险公司经济发展和保险公司对于保险档案重视和利用的良性循环。 三、加强保险档案信息化建设步伐

随着保险档案管理体系的逐渐完善，保险档案管理工作逐渐走上正轨，但是保险档案管理在信息化建设方面长期存在的欠缺将阻碍保险档案管理体系的长远发展，因此分别从硬件设施建设和软件设施建设两个方面对保险档案管理进行信息化建设。 3.1加强硬件设施建设

保险的档案资料本身就是量多且复杂，随着保险业务的不断发展，文件数量也在不断增加，因此需要大容量高速的存储载体来稳定备份文件，另外相关人员也需要用光盘作为存储媒体资料文件。为方便保险档案资料可以快速阅读，便于档案资料的查阅和利用，网络平台需要使用高速的服务器，此外还建议保险机构提供专门存放档案的资料室。按照有关要求，专用的

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档案库房配置防火、放高温、防盗、防虫等设施设备，保险档案库房需要湿度和温度达到标准，确保保险档案的安全。根据归档范围使用档案密集架，将各部门在保管存续期内的专业书面材料、电子文件等业务档案存放在档案密集架上，便于保险档案资料的记录保存，保持保险档案的连续性，这些是硬件设施建设的基本要素。 3.2加强软件施设建设

为了规范保险档案管理的信息化建设，保险机构的有关单位应采用自上而下的统一的软件来进行软件建设。通过软件建设，我们可以建立一套具有美观的界面，易于保险档案管理，适合保险机构之间数据共享的保险档案管理的网站工作平台。在互联网时代，如果保险档案的信息管理存在安全隐患时，保险档案管理机构要想做好档案管理工作，需要保险机构的相关部门创建一个安全的档案管理平台，采用封闭的安全的管理环境来保护数据安全和档案资料安全。同时，保险档案的访问权限要严格分类，对于需要调阅资料的调阅者只能在其管辖范围内自由获取数据，以消除档案安全隐患。 四、设立定期、不定期的专业培训机制

档案作为一种知识的载体，不但能为知识的传播提供依据，也能为社会发展提供借鉴。保险档案管理人员在从事档案管理工作的同时，就必须熟练掌握档案管理的专业知识，深入理解保险档案的宽度和深度，才能在实际工作中找到新的情况，解决新问题。保险档案管理人员应具有相应的专业知识水平，学习掌握《档案法》、《保险法》等对保险档案工作有帮助的制度和法律。明确保险档案工作职责和任务，以及档案范围和整理要求。根据实际情况结合《档案人员岗位责任制》来设立考核和奖惩制度，不但要在理论方面充实自己，在实践方面也要具有扎实的技能。组织保险档案管理人员参加档案业务培训，提高政治素质、职业素质和文化素质，培养和培育大量将理想道德和把握现代科技知识的综合档案管理人才，这对加快保险档案管理现代化建设的进程和保险档案管理的可持续发展提供人才保障。 五、结束语

综上所述，保险档案管理科学化水平对保险的专业化有着重要的影响。如何加强档案管理的科学化水平，是档案管理部门面临的共同课题，需要档案管理部门不断地強化创新意识，转变陈旧的管理理念。打造一支高素质的档案管理人才队伍，健全档案管理机制，不断提升档案管理的信息化水平，推动保险档案管理工作规范化、科学化。 参考文献

[1]姜慧娜.社会保险档案管理模式创新难题及方法研究[J].办公室业务，2018（14）：117. [2]郑德利.实现数字化医疗保险档案管理的必要性分析[J].办公室业务，2018（10）：184. （作者单位：中国太平洋人寿保险股份有限公司浙江分公司）

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